Procurement software — программные решения в области закупок

Что такое Procurement software 

Программные решения в области закупок различаются в плане функциональности, цен и технологий, на базе которых они строятся. Идеальное решение должно позволить организациям контролировать бюджеты, сокращать расходы и повышать прозрачность в процессе принятия решения.

Основная цель ИТ-решений в области закупок является управление и упрощение всех взаимодействий между заинтересованными сторонами закупки, такими как Куратор, Покупатель, Категорийный менеджер, Заказчик, Утверждающий и Поставщик, на каждом шаге транзакции. Софт для закупок также выполняет такие важные задачи как консолидация объема, определение пула поставщиков, проведение торгов , закупки, размещения заказа, анализ заявок на закупку, согласование счетов и окончательный расчет с контрагентом.

Что такое программное обеспечение для закупок?

Софт для закупок (также называемое RFQ (request for quotation) софт или программное обеспечение для управления закупкам) управляет закупками в цепи поставок. Будучи важным элементом управления цепочками поставок, эта система помогает организациям эффективно определять закупочные циклы и максимально эффективно производить закупки.

Общие характеристики закупки программного обеспечения

Софт для управления закупками помогает трансформировать хорошо проработанный поиск источников для удовлетворения потребностей в заявки на закупку, используя удобный интерфейс. Для пользователей доступно множество форматов торгов, которые позволят выбрать самых эффективных поставщиков и подрядчиков. После редукциона, который может проходить как в электронном, так и очном формате или нескольких туров закрытых переговоров, начинается непосредственно закупка. В этот момент, возможна закупка и через электронный магазин, если это позволяют запасы, а также приём оплаты через Интернет, если это умеет делать ваша ERP система. Как только заказ будет оформлен и отгружен, софт анализирует поступление на склад и подтверждает счет-фактуру.

Оценка системы закупок

При оценке программного обеспечения хорошо бы не увязнуть в индивидуальных особенностях каждого продукта. Скорее, следует искать то, что похоже на то чем вы сейчас или ранее пользовались, чтобы ускорить принятие решений, которые вы и сейчас принимаете.

С чего начать выбирать? Сначала определите чего вы хотите: традиционной установки системы на собственный сервер или приобретения услуги (SaaS, software as a service, что переводится «софт как услуга»). Хорошо бы, чтобы софт позволял контролировать соблюдать различные законы, в том числе закон Сарбейнса-Оксли 2002 года (the Sarbanes-Oxley Act).

Тенденции рынка программного обеспечения

При оценке программного обеспечения в области закупок необходимо понимать тенденции рынка и то, как выбранный поставщик решения смотрится и развивается, чтобы соответствовать всем новым тенденциям.

Облачные решения на подъёме. Закупочные подразделения во всем мире так или иначе инвестируют в технологии, однако облачные решения до сих пор не используются даже на 80% возможностей. В процессе закупок, облачные технологии могут использоваться в различных областях, например, таких как взаимодействие с поставщиками. Облако может быть полезным, например, для оптимизация заказов, повысить прозрачность всей цепи поставок и показать происходящие изменения, даже при транспортировке товара.

Усовершенствования в области электронных закупок. Организации должны быть очень внимательны при выборе софта для электронных закупок. Во-первых, это дорогое удовольствие. Идеальный софт электронных закупок должен ускорить закупочную деятельность, снизить нарушения правил, соответствовать принятым внутри компании процедурам и устранить существующие ограничения для закупок.

Новое поколение будет полезным. В наши дни у многих складываются завышенные ожидания относительного того, как должны осуществляться закупки и какие технологии, должны применяться. Организации должны знать о новейших технологиях в закупочной деятельности и привлекать молодежь к управлению цепями поставок.

Повышенное внимание уделяется безопасности данных. В связи с ростом числа киберугроз, организации должны хранить свои данные в надежных местах на всех этапах цепочки поставок.

Рост значения аналитики. Задача представления данных из цепи поставок является сложной, но, в то же время, одной из важнейших в наши дни. Эта тенденция заметно растет среди закупочных подразделений в наши дни. Анализ расходов позволяет отделам закупок иметь полную картину всех косвенных и прямых расходов, быстрее считать совокупную стоимость владения. Информация на расстоянии нажатия клавиши также помогает сокращать расходы там, где это возможно, и не упустить ничего из виду при консолидации потребностей.

Поставщики Procurement Soft