Регламент закупок: Инструкция или Закон

Писать регламентирующие документы (регламент закупок, положения и стандарты) или нет? Описывать процесс пошагово или в общих чертах? Наказывать за нарушение указанных сроков или нет? — лишь немногие вопросы, которые встают перед руководителями служб Supply Chain и компании. Ответ на это вопрос как всегда, в деталях. Но давайте разберемся с самого начала.

Нужен ли нет
На этот счет есть немало доводов «За» и «Против». Кто-то скажет: «Регламент закупок снимает с человека всю ответственность; Не дает возможности креативно подходить к процессу; Никто и никогда не идет против регламента, и если обстоятельства требуют альтернативного решения, боятся делать не как в Регламенте». Я соглашусь с этим, но в свою очередь буду на стороне тех, кто выступает за Регламентирование процесса, ведь при этом снимаются вопросы у тех, кто только пришел в коллектив, а пишут Регламенты — те кто уже давно работает. Тем самым недовольных Регламентами быть не должно, так как это продукт совместной работы для повышения эффективности работы. Именно так я предлагаю воспринимать Регламенты в системе Supply Chain, и увидите, как-нибудь они помогут Вам найти решение трудной задачи.

Для большой компании с несколькими подразделениями, которые должны взаимодействовать, где управление требует серьезной работы, Регламентирование становится эффективным способом контроля процессов, и как результат некоего минимально ожидаемого результата, например того, что при поставке сырья, материалов обязательно будет согласование Заказчика (производственного отдела) по качеству, количеству, срокам и т.д. Согласитесь, эта ошибка может нанести серьезный ущерб для компании, как в результате неэффективной траты, так и недополучения прибыли.
Понятные зафиксированные «правила игры» — половина успеха. Если Вы правильно подошли к процессу написания Регламентов, учли мнения профессионалов, оптимизацию эффективности и здравый смысл, то каждый сотрудник, работающий по этим документами скажет Вам «Большое спасибо».

Как начать писать Регламент закупок
Уверен, что Вы легко сможете найти множество шаблонов Регламентов различных документов в сети Интернет. Необходимо не ошибиться с выбором формата, детально прописать определения и глубоко раскрыть тему, ведь на Вас ответственность за работу Supply Chain всей компании. К работе над Регламентом призываю привлекать тех специалистов, кого так или иначе касается Supply Chain. Выбрать группу людей, кому «не все равно», выработать формат обсуждения, когда шаг-за-шагом вы будете идти к заветной цели: Регламентирующий документ удовлетворяющий всех, оптимизирующий работу компании, обеспечивающий выполнение всех процессов.
Работа кропотливая, тонкая, требует максимальной концентрации, применения всего опыта, в том числе подготовки подобных документов ранее. Но результат будет того стоить!

Закон!
Что касается «боязни Регламентов», то хотел бы отметить, что необходима такая система коммуникации внутри компании, когда каждый сотрудник может подать идею по изменению регламентирующих документов, обосновав это решение. Возможно, специалист увидел то, что пропустили руководители или столкнулся с неописанной ситуацией. Если руководители также настроены на командную игру, то они примут идею, обсудят, и если она сильно влияет (упрощает без потери качества, сокращает срок) на процесс, то внесут изменения.

Сделав каждого причастным к формированию Регламента можно свести к минимуму уровень недовольства, повысив заинтересованность людей в процессе и повысив ответственность за результат.
Безусловно, это не панацея, но хорошая возможность задать «правила игры», в результате которых появляется минимально удовлетворительный результат. Лояльные, заинтересованные в успехе компании сотрудники всегда сделают лучше, но эта нижняя планка всегда будет достижима благодаря описанию процессов в Регламентирующих документах.