Без Информации и Коммуникации: Цепь Поставок, Похожая на Ночной Кошмар

Как правильно называется компания Кока-Колы? Не Coca Cola и не Coke Corporation, а The Coca-Cola Company. Почему это важно? Неточная, противоречивая и разрозненная информация о поставщиках или субпоставщиках может ввергнуть ваше управление расходами и рисками в цепи поставок в хаос и стоить вам миллионы долларов.

images (9)

Приведу пару примеров, того, к чему может привести отсутствия коммуникации, единообразия названия поставщиков и подрядчиков в вашей системе закупок:

«Нефтегазовая компания обнаружила, что теряет $2 миллиона в год. И вот почему: одна команда закупщиков закупала товары для тысяч бензозаправочных станций от The Coca-Cola Company, а другая команда, работавшая независимо от первой, закупала продукты для офисов компании по всему миру у Coke Corporation.»

«Международный ритейлер, стремящийся сократить свои операционные расходы с целью сохранения низких цен, обнаруживает, что его компания теряет миллионы. И вот почему: закупщики, работавшие с направлением Южной Америки и закупавшие товары у The Proctor & Gamble Company для сотен физических и интернет-магазинов США и Канады, работали независимо от закупщиков направления Европы, Ближнего Востока и Африки, которые закупали товары для сотен физических и интернет-магазинов в этих странах у компании P&G.»

Да что далеко ходить, в российских крупных компаниях отсутствие коммуникации между закупочными подразделениями, например, заводов ведет к серьезнейшим убыткам. Подразделения могут работать с одним и тем же поставщиком или подрядчиком, закупая схожую номенклатуру.

Они «ввели» контрагента в систему, только чуть по-разному, и общая система обработки информации уже не показывает то, что потребности можно консолидировать и выходить на контрагента «через одно окно», а не каждый раз, как в первый!

 

Почему случаются подобные кошмары?

Компании часто используют информационные решения для анализа затрат с целью сокращения расходов на закупки. Но они быстро осознают, что точность подобного анализа зависит от корректности и качества информации о поставщиках и продуктах во всех действующих системах компании. Мой опыт также подтверждает, что успешная аналитика должна строиться на эффективном управлении нормативно-справочной информацией.

Где-то в международной группе по Закупкам в Linkedin, я столкнулся со следующим комментарием: «Вся информация в нашей цепи поставок – полнейшая чушь. Поставщики зачастую не получают своевременной оплаты. Мы перечисляем оплату поставляющему нам заводу производителю, а не в корпоративный отдел фактурирования. Выплаты теряются в неразберихе. Мы платим поставщикам, которым не должны платить… Вы можете внедрить у себя все программы на свете, но если ваши данные – чушь, ни одна программа не будет работать, и вам придется все разгребать вручную». 

С этим трудно не согласиться. Множество информационных баз, нескоординированность действий, человеческий фактор, приводят к тому, что дорогостоящие многомиллионные траты на информационные системы себя не окупают. Массив информации неправильно анализируется, строится и используется.

Так в чем же основные причины несоответствий, неточностей и разрозненности, почему сбоит цепь поставок?

  • Информация о поставщиках разбросана по разным системам: вся важная информация о поставщике или субпоставщике не собрана в одну систему, а разбросана по разным приложениям, таким как ERP, Sourcing AP, и Supplier Relationship Management. Для большей сложности компании используют не одно ERP и Sourcing AP приложение, а огромное множество (например, до 50 отдельных ERP систем и еще около 400 отдельных AP систем).
  • Противоречивые реквизиты поставщика: в одной системе название поставщика может быть The Coca-ColaCompany, а в другой Coke. Имя одного и того же поставщика может быть введено на разных  языках.
  • Информация о поставщике все время меняется: например, согласно Бюро переписи США в течение каждого часа  240 компаний переезжают и меняют свои адреса, 150 – номера своих телефонов, 5 769 человек меняет свою работу, 20 компаний закрываются, и 4 компании переименовываются.
  • Отсутствие автоматического обновления: когда информация обновляется кем-то в одной системе, ее автоматического обновления в остальных не происходит.
  • Слияния, поглощения и разукрупнения: ваша компания может слиться или быть приобретенной другой компанией, или может расформировать одно из своих подразделений. То же самое может делать и ваш поставщик. Интеграция из ERP систем данных, которые не были проверены и обновлены, зачастую еще больше усложняет проблему.

Как эффективней управлять информацией о поставщиках, чтобы сэкономить миллионы?

Итак, «спасательным кругом» в этом кошмаре является эффективное текущее управление, обновление и интеграция данных о поставщиках. Вот несколько рекомендаций:

  • Соберите необходимую проверенную информацию о поставщике или субпоставщике, включая адреса;
  • Составьте корпоративные иерархии с контактами, контрактами и важными документами, подтверждающими, что поставщики соответствуют вашим корпоративным, юридическим и правовым требованиям;
  • Отслеживайте изменения в информации о поставщике, чтобы при аудите и проверках можно было видеть кто, когда и какие изменения внес в эту информацию;

Постоянно коммуницируйте с коллегами-снабженцами, возможно, «ваш новый» поставщик — это уже хорошо проверенный поставщик другого завода вашей компании или подразделения или же наоборот спасет вашу компанию от повторного убытка!

 

Эффективное управление информацией о своих поставщиках помогает крупным компаниям экономить миллионы:

  • на возможности добиваться более выгодных цен и условий платежей в своих международных операциях, путем консолидации потребности в единообразной номенклатуре;
  • на повышении эффективности организации управления информацией поставщика;
  • на более точном анализе рисков, связанных с поставщиками.

Без той прозрачности, которую дает эффективное управление информацией о поставщиках и субпоставщиках в своей цепи поставок, вы не сможете добиться ощутимых результатов в управлении связанных с поставщиками расходами и рисками в своих международных операциях. 

Так называемая Big Data  — это или «спасательный круг» или «камень не шею». Во что превратить — всё в ваших руках!