Логистика в "цифре" / Организация закупок и продаж

9.1. Сущность и содержание закупочной работы торгового предприятия.

9.2. Планирование закупочной деятельности.

9.3. Выбор поставщиков товаров и услуг.

9.4. Организация оптовой продажи товаров с использованием цифровых технологий.

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле и предшествует продаже товаров. Правильная организация закупки дает возможность сформировать конкурентоспособный ассортимент товаров в соответствии с потребностями розничной торговой сети, что обеспечивает эффективную работу торгового предприятия, оказать воздействие на производителей товаров в соответствии с характеристиками потребительского спроса. Оптовые закупки выполняют коммерческие посредники и розничные торговые сети.

Этапы коммерческой работы по закупкам

Коммерческая работа по закупкам складывается из следующих этапов:

1. Отбор и анализ информации, необходимой для обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам.

2. Формирование ассортимента товаров.

3. Выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и формирование логистических каналов.

4. Установление хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки.

5. Закупка товаров и организация доставки.

6. Контроль исполнения договоров поставки.

Закупочный процесс можно разделить на три группы операций:

•Преддоговорные операции

•Собственно закупочные операции

•Заключительные коммерческие операции

Маркетинговая основа закупочной деятельности

Коммерческая работа по закупкам товаров базируется на принципах современного маркетинга. С помощью маркетинговых методов коммерческие работники получают необходимую информацию о потребностях покупателей, конкурентоспособных ценах, а также особенностях регионального спроса, чтобы организовать эффективные продажи.

Для изучения спроса и потребностей покупателей выполняются следующие действия:

•Посещение предприятий-изготовителей с целью ознакомления с производственными возможностями, объемом и качеством выпускаемой продукции

•Участие в совещаниях с работниками промышленности, выставках-просмотрах новых образцов изделий, ярмарках

•Отслеживание рекламных объявлений, проспектов, каталогов

•Анализ внутренней документации предприятия, отчетности о текущих продажах и уровне текущих запасов

Правильная организация оптовых закупок способствует укреплению финансового положения предприятия, а ошибки в этой работе приводят к убыткам. При организации закупок необходимо обеспечить системную взаимосвязь с управлением запасами и продажами.

При планировании закупки необходимо определить:

•Какие товары требуются

•Количество требуемых товаров

•Время, когда они понадобятся

•Возможности поставщиков

•Требуемые площади собственных складов

•Бюджет закупок

Группы методов планирования закупок

При планировании закупок используются основные методы, которые можно разделить на три группы.

Группа 1: Детерминированные методы

Детерминированные методы используются в том случае, когда известны период выполнения заказа и потребность в товарах по количеству и срокам. Этот метод используется в толкающих моделях управления производственным процессом, который основан на централизованном управлении материальными потоками производственного предприятия.

Производственная программа в этом случае основывается на маркетинговых исследованиях, прогнозе продаж и производственных возможностях предприятия.

Группа 2: Стохастические методы

Стохастические методы основаны на математико-статистических методах, с помощью которых рассчитывается ожидаемая потребность. Этот подход основан на прогнозировании и неопределенности в спросе.

Эти методы используются в условиях нестабильной внешней среды, но при длительной работе предприятия на рынке товаров и наличии статистических данных о продажах, запасах и поставках.

Группа 3: Эвристические методы

Эвристические методы предполагают, что потребность в товарах определяется на основе опыта и интуиции работников службы закупок. Используется в том случае, когда нет количественных показателей для расчетов.

Специализированные методы планирования закупок

Кроме основных трех групп методов используются следующие специализированные методы:

Метод 1. Система планирования материальных потребностей — охватывает планирование на трех уровнях: предварительный уровень (статистика продаж предыдущих периодов), текущий уровень (оценка текущих продаж товаров), будущий уровень (тенденции роста продаж).

Метод 2. «Точно в срок» (just in time) — с помощью этого подхода в результате частых поставок резко сокращаются товарные запасы. Используется при поставках товарных партий от оптовых складов в розничную торговую сеть.

Метод 3. Система запросов — с поставщиками заключаются типовые договоры поставки на длительный период, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения.

Метод 4. Электронно-информационная коммуникация клиента и поставщика — в режиме реального времени контролируется уровень запаса по каждой товарной позиции на складе клиента, а по достижении порогового уровня запаса генерируется автоматический заказ поставщику по электронной почте.

Поставки товаров могут быть транзитными (товар минует оптовое звено) и складскими, когда товар вначале поступает на оптовую базу.

Источники и поставщики товаров

В коммерческой деятельности принято выделять источники поступления и поставщиков товаров.

Источники поступления товаров включают в себя отрасли экономики, вырабатывающие сырье или потребительские товары (сельское хозяйство, предприятия легкой, пищевой промышленности и др.).

Поставщики — это конкретные предприятия различных источников поступления товаров.

Классификация поставщиков

Учитывая большое разнообразие поставщиков товаров, их классифицируют по следующим признакам:

Признак 1. Территориальный охват: местные (внутриобластные), внеобластные, республиканские, федеральные, международные.

Признак 2. Форма собственности: частные, государственные (унитарные), муниципальные, кооперативные (коллективные).

Признак 3. По месту в цепи поставок: поставщики-изготовители, поставщики-посредники (дистрибьюторы, предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры), организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржи, оптовые и мелкооптовые рынки).

Критерии выбора поставщиков

Выделяют основные и дополнительные признаки, по которым оцениваются поставщики.

Основные признаки выбора поставщиков:

•Цена товаров

•Качество товаров

•Сроки поставок

Дополнительные признаки выбора поставщиков:

•Результаты работы по заключенным договорам (соблюдение сроков поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству продукции)

•Гибкость ценовой политики (система накопительных скидок в зависимости от размеров закупаемых партий)

•Возможность доставки товарной партии силами поставщика

•Предоставление товаров в рассрочку, без предоплаты либо с отсроченным платежом

•Сроки выполнения текущих и экстренных заказов

•Перспективность поставщика (темпы его развития, расширение ассортимента)

Географическое расположение поставщика

При выборе поставщика имеет значение его географическое расположение и удаленность. При выборе близко расположенных поставщиков за счет мелких поставок сокращаются затраты на транспортировку и содержание запасов на складе, но закупочная цена товара при этом может быть высокой.

При закупке от удаленного поставщика учитываются базисные условия поставки, которые распределяют обязанности продавца и покупателя по доставке товарной партии, устанавливают точки перехода риска и ответственности между контрагентами. Базисные условия поставки определяются на основе сборника торговых терминов Инкотермс или франко-условий поставки.

Методы оценки поставщиков

Для оценки поставщиков используются различные методы.

Метод 1. Балльная оценка — определяются наиболее значимые критерии выбора поставщиков, система баллов, максимальная оценка, а также значимость критериев в долях единицы. Чем выше балл, тем предпочтительней поставщик.

Метод 2. «Идеальный поставщик» — выводятся показатели возможного идеального поставщика, а затем все поставщики сравниваются с идеалом. Качества, которыми может обладать «идеальный поставщик» в логистической цепи:

•Быть производителем своих товаров. Даже при дистрибуции товаров стороннего производителя, эксклюзивные права распространения означают привлекательную позицию на рынке

•Владеть эффективными логистическими технологиями, чтобы обеспечивать бесперебойные и своевременные поставки грузов

•Обладать коммерческой эмпатией, что предполагает взаимопонимание и взаимодействие с сотрудниками предприятий-контрагентов

•Обладать опытом и компетенциями в отрасли или сфере коммерческой деятельности

Метод 3. Расстановка приоритетов — по результатам работы поставщиков производится их фактическая оценка. С учетом динамики негативных характеристик выбирается поставщик с наименьшим рейтингом.

Метод 4. Метод экспертных оценок или анкетного опроса (метод Дельфи) — при выборе поставщика учитываются мнения определенной группы людей, которые впоследствии объединяются в позиции и выводы.

Метод 5. Метод анализа иерархий — определяются весовые коэффициенты каждого критерия оценки (цена, удаленность, партионность и др.).

Ошибки при выборе поставщиков

Некоторые ошибки, которые могут привести к убыткам при оптовых закупках:

•Недостаточная проверка поставщика, что может привести к поставке некачественного товара, задержкам с доставкой и риску столкнуться с мошенниками

•Ошибки в оформлении договора поставки

•Отсутствие контроля и учета логистических затрат

•Отсутствие контроля качества на предприятии, что приводит к возвратам, потере репутации и убыткам

•Недооценка валютных рисков

•Отсутствие рационального управления запасами

•Неправильные условия оплаты в договоре поставки

Рациональное управление закупками

При организации закупок важно обеспечить системную взаимосвязь с управлением запасами и продажами посредством:

•Использования информационных систем управления запасами, чтобы отслеживать остатки на складе и вовремя заказывать новые партии

•Организационного подхода «от продаж». Более точные прогнозы продаж позволяют предприятию существенно улучшить качество управления запасами

•Автоматизации внутренних бизнес-процессов. Применение различных программных продуктов при взаимодействии с поставщиками увеличивает экономию на расходах

Сущность оптовой торговли

Оптовая торговля охватывает широкое рыночное пространство и является проводником в реализации крупных партий товаров. Целью оптовой торговой деятельности является удовлетворение спроса на товары в удобное для промежуточного покупателя (посредника) время, в нужном месте и необходимом количестве.

Оптовые продажи товаров организуют крупные оптовые и мелкооптовые торговые предприятия формата «кэш энд кэрри». Кроме того, оптовая торговля осуществляется в формате электронной коммерции.

Задачи оптовой торговли

Задачами оптовой торговли являются:

•Поддержание каналов распределения с учетом потребительского спроса и предложения товаров

•Формирование товарных запасов и маневрирование ими с ориентацией на рыночную ситуацию

•Маркетинговое обеспечение и обслуживание

•Качественное оказание услуг, сопутствующих продаже товаров (логистические услуги)

Характеристики оптовых торговцев

Оптовые торговцы отличаются от розничных торговцев по следующим характеристикам:

•Оптовик уделяет меньше внимания атмосфере и месту расположения торгового предприятия

•Оптовые торговые сделки по объему крупнее розничных

•Торговая зона оптовика шире, чем у розничного торговца

Классификация оптовых торговых предприятий

Различают следующие признаки классификации оптовых торговых предприятий: по масштабам и характеру деятельности; по товарной специализации; по месту и роли в оптовой торговле.

По масштабам и характеру деятельности:

•Общенационального или федерального уровня

•Межрегионального масштаба или оптовые торговые предприятия первого уровня

•Регионального масштаба или оптовые предприятия второго уровня

По товарной специализации:

•Специализированные оптовые торговые предприятия — продают товары одной товарной группы или нескольких товарных групп, объединенных однородными потребительскими свойствами и назначением

•Универсальные оптовые торговые предприятия — организуют продажу товаров универсального ассортимента

По месту и роли в оптовой торговле:

•Предприятия, специализирующиеся на оптовой торговле и приобретающие право собственности на товар (независимые оптовые торговцы)

•Предприятия, выполняющие функции оптовых посредников и не приобретающие право собственности на товар (предприятия-комиссионеры)

•Организаторы оптового оборота (биржи, аукционы, ярмарки)

Методы оптовой продажи

Оптовая продажа товаров со склада выполняется различными методами в зависимости от товарной специализации оптовика, объемов продажи товаров и других условий.

Метод 1. На основе личной отборки — используется по товарам сложного ассортимента. Клиент предварительно знакомится с ассортиментом и образцами товаров на складе или в демонстрационных залах.

Метод 2. Оптовая продажа по телефонным и письменным заказам — включает заказы через сайт. Используется в том случае, если не требуется ознакомление с товаром. Для успешной работы используется программное обеспечение класса «Управление взаимоотношениями с клиентами» (CRM — Customer Relations Management).

Метод 3. Продажа товаров посредством почтово-посылочных отправлений — используется при продаже мелкооптовых партий товаров.

Метод 4. Продажа товаров через передвижные склады — специальные автомобили оборудуются кассовым аппаратом и торговым оборудованием. Машины загружают товарами в соответствии с ассортиментом магазинов.

Метод 5. Продажа товаров через разъездных торговых агентов — регулярно посещают покупателей, информируют их о новинках товаров и принимают заказы на поставку. За каждым торговым агентом закрепляется определенная территория.

Метод 6. Продажа товаров по договорам поставки — осуществляется при больших масштабах деятельности оптовых торговых предприятий. Договор поставки заключается на длительный период.

Цифровые технологии в оптовой торговле

При оптовой продаже товаров со склада используются различные цифровые технологии:

Терминал сбора данных (ТСД) — устройство сканирует штрихкоды, которые содержат зашифрованную информацию о товаре. ТСД обрабатывает полученные данные и передает их в систему учета товаров.

Система электронного документооборота (ЭДО) — с помощью ЭДО контрагенты обмениваются документами. Поставщик передает универсальный передаточный документ (УПД), содержащий цифровые коды.

B2B-платформа — позволяет производителям и поставщикам перевести оптовых клиентов на самообслуживание и внедрить инструменты автоматизации оптовой торговли. Каждый партнер получает личный кабинет на электронной торговой площадке.

Пульт управления дистрибуцией — сервис позволяет дистрибьюторам и оптовым партнерам размещать заказы, а производителю информировать о статусе готовности продукции и отгрузках.

Клиентские услуги в оптовой торговле

Наряду с продажей товаров оптовые торговые предприятия оказывают своим клиентам услуги, которые по своему назначению подразделяются на три группы:

•Услуги, связанные с доставкой товаров

•Услуги, связанные с предоставлением информации

•Услуги по финансовым расчетам

Работа отдела продаж

В оптовых торговых предприятиях с большим объемом товарооборота организуются отделы продаж. В штат этого отдела входят: управляющий отделом, товароведы, продавцы или менеджеры по продажам.

Торговые работники отдела продаж принимают и обрабатывают заказы клиентов, рассчитывают их стоимость, определяют размеры скидок, оформляют документы, контролируют выполнение заказов. Для улучшения качества обслуживания клиентов они принимают участие в формировании ассортимента, следят за состоянием товарных запасов на складе.

Работа с претензиями

Сложной задачей для работников отдела продаж является работа с претензиями, возникающими после продажи товара. Необходимо установить причину нарушения качества товаров и выбрать необходимые условия возмещения ущерба клиента. Условия возмещения могут быть следующими:

•Замена бракованного товара в равном количестве на качественный товар

•Уплата штрафа поставщиком товара

•Возмещение стоимости товара

Заключение

Своевременное обеспечение товарами розничных торговых предприятий зависит от качественной работы оптового звена сферы товарного обращения. Оптовые торговые предприятия играют роль коммерческих посредников между производителями и розничными торговыми предприятиями, поэтому они выполняют ряд функций, способствующих удовлетворению потребностей конечных покупателей товаров.

1. На какие этапы делится коммерческая работа по оптовым закупкам товаров?

2. Какие три группы операций выполняются при закупке товаров?

3. Какую роль выполняет маркетинг при осуществлении коммерческих закупок?

4. Опишите методы оптовой продажи товаров.

5. Какие услуги оказываются в процессе оптовой продажи товаров?

6. Какие задачи решаются при оптовой продаже товаров?

Автор: Левкин Григорий Григорьевич, Омский государственный университет путей сообщения, доцент кафедры экономики транспорта, логистики и управления