Управление запасами торговых предприятий
Вопросы
13.1. Причины создания запасов.
13.2. Классификация материальных запасов.
13.3. Управление материальными запасами предприятий.
13.4. Модели управления запасами на предприятии.
13.5. Затраты и издержки, связанные с запасами.
13.2. Классификация материальных запасов.
13.3. Управление материальными запасами предприятий.
13.4. Модели управления запасами на предприятии.
13.5. Затраты и издержки, связанные с запасами.
13.1. Причины создания запасов
Запас представляет собой разновидность материального потока, который находится в относительно статическом состоянии. Динамика движения запасов связана с изменением их статуса, переходом прав собственности и рисков владения от продавца к покупателю.
Логистика как воздух, которым мы дышим, но не замечаем его, так и представления о запасах у всех людей разное, в зависимости от воспитания, личностных качеств, профессии. Отношение к запасам проявляется в массе тела человека: тучные люди склонны создавать запасы впрок, а люди худощавые подходят к этому вопросу по-другому.
В экономике отношение к резервным запасам находится в зависимости от стабильности/нестабильности экономической ситуации на рынке товаров и услуг. В общем случае считается, что запасы отвлекают значительные финансовые ресурсы, большинство логистических технологий направлены на минимизацию уровня запасов. Но в то же время размер уровня запасов на предприятии находится в прямой зависимости от стабильности поставок или возможности заказать нужное количество номенклатурных единиц в предшествующем звене цепи поставок.
Запасы — это количество сырья, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров по каждой номенклатурной позиции, хранимое на складах в единицу времени для обеспечения бесперебойности процессов производства или продаж.
Запасы представляют собой краеугольный камень в системе всех видов логистических систем. С одной стороны, управление запасами является наиболее формализованной функцией логистики, так как это направление логистической деятельности включает обширный математический аппарат. С другой стороны, как и в любой математической модели, в задачах на определение оптимального размера заказа присутствует множество допущений.
Основные причины создания запасов
Причина 1. Непрерывность процесса производства или потребления. Производство изделий или продажа товаров непрерывны, поэтому в сфере товарного обращения создаются материальные запасы.
Причина 2. Сезонность производства. Многие виды продукции производятся сезонно (например, сельскохозяйственная продукция), но требуются потребителям постоянно в течение года.
Причина 3. Сезонность спроса. По отдельным видам товаров в некоторые периоды года возникает «пиковый спрос», следовательно, к этому моменту создаются запасы. К примеру, кондитерские изделия к праздникам.
Причина 4. Длительное время транспортировки. Перевозка товаров требует определенного времени, поэтому в период между заказом и поступлением товаров на склад необходимо создавать запас.
Причина 5. Партионность производства. Предприятия производят продукцию партиями, а приобретаются товары конечными покупателями штучно. Запас в этом случае сглаживает неравномерность производства, распределения и потребления товаров.
Причина 6. Неравномерность спроса. Продавец точно не знает, сколько и когда купят единиц товара по каждой номенклатурной позиции, поэтому вынужден создавать запасы.
Причина 7. Колебание сроков поставки товаров. Происходит по причине опозданий при отгрузке или несоблюдении сроков доставки.
Причина 8. Значительные колебания цен на товары. В этом случае спекулятивные запасы создаются для сглаживания цен на товары или сырье.
Таким образом, существует три основных мотива создания запасов:
•необходимость совершения производственных или торговых операций;
•предосторожность;
•спекуляции.
При управлении запасами на предприятии эти мотивы комбинируются.
Логистика как воздух, которым мы дышим, но не замечаем его, так и представления о запасах у всех людей разное, в зависимости от воспитания, личностных качеств, профессии. Отношение к запасам проявляется в массе тела человека: тучные люди склонны создавать запасы впрок, а люди худощавые подходят к этому вопросу по-другому.
В экономике отношение к резервным запасам находится в зависимости от стабильности/нестабильности экономической ситуации на рынке товаров и услуг. В общем случае считается, что запасы отвлекают значительные финансовые ресурсы, большинство логистических технологий направлены на минимизацию уровня запасов. Но в то же время размер уровня запасов на предприятии находится в прямой зависимости от стабильности поставок или возможности заказать нужное количество номенклатурных единиц в предшествующем звене цепи поставок.
Запасы — это количество сырья, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров по каждой номенклатурной позиции, хранимое на складах в единицу времени для обеспечения бесперебойности процессов производства или продаж.
Запасы представляют собой краеугольный камень в системе всех видов логистических систем. С одной стороны, управление запасами является наиболее формализованной функцией логистики, так как это направление логистической деятельности включает обширный математический аппарат. С другой стороны, как и в любой математической модели, в задачах на определение оптимального размера заказа присутствует множество допущений.
Основные причины создания запасов
Причина 1. Непрерывность процесса производства или потребления. Производство изделий или продажа товаров непрерывны, поэтому в сфере товарного обращения создаются материальные запасы.
Причина 2. Сезонность производства. Многие виды продукции производятся сезонно (например, сельскохозяйственная продукция), но требуются потребителям постоянно в течение года.
Причина 3. Сезонность спроса. По отдельным видам товаров в некоторые периоды года возникает «пиковый спрос», следовательно, к этому моменту создаются запасы. К примеру, кондитерские изделия к праздникам.
Причина 4. Длительное время транспортировки. Перевозка товаров требует определенного времени, поэтому в период между заказом и поступлением товаров на склад необходимо создавать запас.
Причина 5. Партионность производства. Предприятия производят продукцию партиями, а приобретаются товары конечными покупателями штучно. Запас в этом случае сглаживает неравномерность производства, распределения и потребления товаров.
Причина 6. Неравномерность спроса. Продавец точно не знает, сколько и когда купят единиц товара по каждой номенклатурной позиции, поэтому вынужден создавать запасы.
Причина 7. Колебание сроков поставки товаров. Происходит по причине опозданий при отгрузке или несоблюдении сроков доставки.
Причина 8. Значительные колебания цен на товары. В этом случае спекулятивные запасы создаются для сглаживания цен на товары или сырье.
Таким образом, существует три основных мотива создания запасов:
•необходимость совершения производственных или торговых операций;
•предосторожность;
•спекуляции.
При управлении запасами на предприятии эти мотивы комбинируются.
13.2. Классификация материальных запасов
Запасы присутствуют на всем протяжении логистической цепи от источника возникновения материального потока до потребления, утилизации или уничтожения его составляющих.
Материальные запасы классифицируют по месту нахождения, исполняемым функциям, времени учета, объему и потребности.
Классификация по месту нахождения
Вид 1. Производственные запасы — это сырье, полуфабрикаты, запасы незавершенного производства. Являются источником долговременного риска для предприятия, особенно в условиях изменяющегося спроса. Размещаются на складах сырья и производственных участках промышленных предприятий.
Вид 2. Товарные запасы — это готовая продукция промышленных предприятий, находящаяся на сбытовых складах или складах предприятий оптовой и розничной торговли. Они необходимы для бесперебойного обеспечения потребителей в розничной торговой сети.
Вид 3. Запасы в пути. Товар, который был заказан у поставщика и оплачен. То есть с момента оплаты товара до поступления на склад.
Вид 4. Запасы домашних хозяйств. Создаются конечными потребителями для текущих нужд или в виде резервных запасов.
Классификация по исполняемым функциям
Вид 1. Текущие запасы. Основные запасы, которые постоянно находятся на складе. Обеспечивают возможность непрерывной реализации товаров между поставками. Величина текущих запасов постоянно изменяется в результате расходования при производстве и продажах, а также при поступлении новых партий грузов.
Вид 2. Гарантийные запасы (страховые и резервные). Страховые запасы предназначены для непрерывной реализации товаров потребителям в случае задержки товара в пути или несвоевременной отгрузки поставщиком. При нормальных условиях работы этот запас не используется. Страховой запас циклический и рассчитывается исходя из вероятности сбоя в поставках, дневной потребности предприятия и вероятного количества дней опоздания.
Резервные запасы являются стратегическими и создаются на долговременный период (например, государственные резервы в том случае, если наблюдается неравномерность спроса, но допустить дефицит по этой позиции нельзя). Циклы хранения резервных запасов значительно длиннее, чем у страховых.
Вид 3. Подготовительные или буферные запасы создаются в том случае, если продукция требует дополнительной подготовки перед использованием. К примеру, некоторые рыбные консервы перед продажей должны пройти период созревания на складе.
Вид 4. Рекламные запасы. Создаются в торговле для быстрой реакции на возникший после рекламы спрос покупателей или как рекламные образцы для дегустаций.
Вид 5. Спекулятивные запасы. Создаются с целью защиты от возможного повышения цен или для получения дополнительной выгоды от разницы цен во времени.
Вид 6. Сезонные запасы. Образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки товаров. Обеспечивают нормальную работу предприятия в период сезонного спроса.
Классификация по времени учета
Вид 1. Максимально желательный запас — это уровень запаса, экономически целесообразный на предприятии.
Вид 2. Пороговый уровень запаса (точка заказа). Используется для определения момента времени очередного заказа товаров, так как при его достижении производится очередной заказ.
Вид 3. Переходящий запас — остатки продукции (товара) на конец отчетного периода и начало планового периода. Обязательно учитываются при планировании поставок на последующий месяц или год.
Вид 4. Неликвидный запас — длительно неиспользуемые материальные запасы. Они образуются по причине ухудшения качества изделий во время хранения или морального старения.
Классификация по объемам и потребности
Вид 1. Нормативный запас — равен заранее установленному нормативу.
Вид 2. Сверхнормативный запас — превышает установленный норматив.
Вид 3. Излишний запас — потребность в изделии полностью отсутствует.
Таким образом, классификация запасов материальных ресурсов на предприятии позволяет четко структурировать их по видам для целенаправленной работы с ними, чтобы понять, как правильно покупать, хранить и использовать запасы.
Материальные запасы классифицируют по месту нахождения, исполняемым функциям, времени учета, объему и потребности.
Классификация по месту нахождения
Вид 1. Производственные запасы — это сырье, полуфабрикаты, запасы незавершенного производства. Являются источником долговременного риска для предприятия, особенно в условиях изменяющегося спроса. Размещаются на складах сырья и производственных участках промышленных предприятий.
Вид 2. Товарные запасы — это готовая продукция промышленных предприятий, находящаяся на сбытовых складах или складах предприятий оптовой и розничной торговли. Они необходимы для бесперебойного обеспечения потребителей в розничной торговой сети.
Вид 3. Запасы в пути. Товар, который был заказан у поставщика и оплачен. То есть с момента оплаты товара до поступления на склад.
Вид 4. Запасы домашних хозяйств. Создаются конечными потребителями для текущих нужд или в виде резервных запасов.
Классификация по исполняемым функциям
Вид 1. Текущие запасы. Основные запасы, которые постоянно находятся на складе. Обеспечивают возможность непрерывной реализации товаров между поставками. Величина текущих запасов постоянно изменяется в результате расходования при производстве и продажах, а также при поступлении новых партий грузов.
Вид 2. Гарантийные запасы (страховые и резервные). Страховые запасы предназначены для непрерывной реализации товаров потребителям в случае задержки товара в пути или несвоевременной отгрузки поставщиком. При нормальных условиях работы этот запас не используется. Страховой запас циклический и рассчитывается исходя из вероятности сбоя в поставках, дневной потребности предприятия и вероятного количества дней опоздания.
Резервные запасы являются стратегическими и создаются на долговременный период (например, государственные резервы в том случае, если наблюдается неравномерность спроса, но допустить дефицит по этой позиции нельзя). Циклы хранения резервных запасов значительно длиннее, чем у страховых.
Вид 3. Подготовительные или буферные запасы создаются в том случае, если продукция требует дополнительной подготовки перед использованием. К примеру, некоторые рыбные консервы перед продажей должны пройти период созревания на складе.
Вид 4. Рекламные запасы. Создаются в торговле для быстрой реакции на возникший после рекламы спрос покупателей или как рекламные образцы для дегустаций.
Вид 5. Спекулятивные запасы. Создаются с целью защиты от возможного повышения цен или для получения дополнительной выгоды от разницы цен во времени.
Вид 6. Сезонные запасы. Образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки товаров. Обеспечивают нормальную работу предприятия в период сезонного спроса.
Классификация по времени учета
Вид 1. Максимально желательный запас — это уровень запаса, экономически целесообразный на предприятии.
Вид 2. Пороговый уровень запаса (точка заказа). Используется для определения момента времени очередного заказа товаров, так как при его достижении производится очередной заказ.
Вид 3. Переходящий запас — остатки продукции (товара) на конец отчетного периода и начало планового периода. Обязательно учитываются при планировании поставок на последующий месяц или год.
Вид 4. Неликвидный запас — длительно неиспользуемые материальные запасы. Они образуются по причине ухудшения качества изделий во время хранения или морального старения.
Классификация по объемам и потребности
Вид 1. Нормативный запас — равен заранее установленному нормативу.
Вид 2. Сверхнормативный запас — превышает установленный норматив.
Вид 3. Излишний запас — потребность в изделии полностью отсутствует.
Таким образом, классификация запасов материальных ресурсов на предприятии позволяет четко структурировать их по видам для целенаправленной работы с ними, чтобы понять, как правильно покупать, хранить и использовать запасы.
13.3. Управление материальными запасами предприятий
Наличие материальных запасов позволяет предприятию обеспечивать устойчивость ассортимента товаров, осуществлять определенную ценовую политику, повышать уровень обслуживания покупателей. Все это требует поддержания на предприятии оптимального уровня запасов по всем номенклатурным позициям.
Запасы предприятия находятся в постоянном движении и обновлении, а конечной стадией их движения является потребление. Основным назначением товарных запасов в оптовой торговле является обслуживание оптовых покупателей (розничные торговые предприятия), а в розничной торговле — обеспечить устойчивость предложения товаров потребителям.
Для поддержания запасов всех видов на оптимальном уровне необходима четко налаженная система управления запасами. Оптимальный уровень запасов означает такое положение, когда отсутствуют излишки запасов или их дефицит.
Запасы предприятия находятся в постоянном движении и обновлении, а конечной стадией их движения является потребление. Основным назначением товарных запасов в оптовой торговле является обслуживание оптовых покупателей (розничные торговые предприятия), а в розничной торговле — обеспечить устойчивость предложения товаров потребителям.
Для поддержания запасов всех видов на оптимальном уровне необходима четко налаженная система управления запасами. Оптимальный уровень запасов означает такое положение, когда отсутствуют излишки запасов или их дефицит.
Логистические операции управления запасами
Управление материальными запасами предполагает следующие логистические операции:
•нормирование;
•оперативный учет и контроль;
•регулирование.
Нормирование запасов означает выработку экономически обоснованных нормативов для всех видов запасов, например, для страхового запаса. При нормировании запасов учитываются разные критерии, среди которых затраты на транспортировку и хранение товаров, сезонность спроса, сроки годности, режим работы поставщиков, наличие, размер и оснащенность складских помещений.
Нормативы могут устанавливаться в днях (период, в течение которого товары должны быть на складе), в рублях (сумма, которая соответствует объему поставок за заданный период) или в натуральных количественных единицах измерения товара.
Оперативный учет и контроль реализуется с помощью специального программного обеспечения (например, 1С Торговля и склад) и связан со следующими действиями:
•регистрация поступления и отгрузки товаров — при поступлении товаров на склад они регистрируются в логистической информационной системе, указывается количество, цена и другие характеристики;
•периодический учет — остатки товаров пересчитываются на конец фиксированного периода времени, например, на конец месяца;
•отчет «Остатки и доступность товаров» — показывает общее количество продукции, за вычетом отгруженной и зарезервированной;
•автоматическое формирование заказов — программа самостоятельно создаст заявку, когда количество остатков приблизится к критическому значению.
Регулирование заключается в поддержании запасов на определенном уровне и изменении их величины в зависимости от спроса и периодов поставки товарных партий. Как излишек, так и дефицит запасов оказывают отрицательное воздействие на результаты производственной и коммерческой деятельности предприятия.
Излишние запасы и дефицит
Последствия излишних запасов:
•омертвляют денежные средства предприятия;
•уменьшают оборачиваемость запасов.
Причины возникновения излишних запасов:
•снижение спроса между поставками;
•ошибки персонала при определении размера закупаемой партии в большую сторону;
•нарушение договорных обязательств поставщиками в отношении объема закупаемых партий товаров.
Последствия дефицита запасов:
•приводит к снижению объема продаж товаров;
•снижает получаемую прибыль;
•приводит к потере доверия покупателей.
Причины дефицита запасов:
•резкое увеличение спроса между поставками;
•ошибки персонала при определении размера закупаемой партии в меньшую сторону;
•задержки в отгрузке товаров поставщиками;
•недопоставка товаров или поставка бракованной продукции;
•пересортица.
При настройке системы управления запасами на предприятии необходимо уравновесить две чаши виртуальных весов. На одной из них следует сосредоточить положительные стороны наличия запасов на складе (обеспечение надежности в работе и привлечение клиентов), а на другой — отрицательные моменты (затраты на содержание запасов и отвлечение из оборота денег, вложенных в запасы).
Этапы разработки системы управления запасами
Этап 1. Определение стоимости запасов. Необходимо определить их номенклатуру и количественные характеристики, то есть объемные, временные параметры и сведения о местонахождении.
Этап 2. Проведение ABC-классификации. Необходимо выявить ключевые запасы категории «А», менее важные — категории «В» и второстепенные по значению — категории «С».
Этап 3. Регистрация методов и процедур. Следует зарегистрировать методы и процедуры, используемые предприятием в настоящее время при управлении запасами.
Этап 4. Выбор критериев оценки. Необходимо выбрать критерии для оценки эффективности управления запасами на предприятии.
Этап 5. Определение уровня запасов. Требуется определить оптимальные уровни запасов по всем номенклатурным позициям.
Этап 6. Разработка процедур контроля. Следует разработать процедуры контроля и мониторинга уровней запасов.
Этап 7. Внедрение и корректировка. Необходимо внедрить систему управления запасами и осуществлять постоянную корректировку на основе результатов.
Заключение
Управление запасами представляет собой критически важный компонент логистической деятельности предприятия. Правильная классификация запасов, понимание причин их создания и эффективная система управления позволяют оптимизировать финансовые потоки и повысить эффективность деятельности предприятия.
Ключевыми элементами успешного управления запасами являются:
•правильное нормирование запасов;
•четкий оперативный учет и контроль;
•постоянное регулирование уровней запасов;
•применение современного программного обеспечения;
•анализ и оптимизация процессов на основе ключевых показателей эффективности.
Применение комплексного подхода к управлению запасами позволяет найти оптимальный баланс между надежностью поставок и эффективностью использования финансовых ресурсов предприятия.
Управление материальными запасами предполагает следующие логистические операции:
•нормирование;
•оперативный учет и контроль;
•регулирование.
Нормирование запасов означает выработку экономически обоснованных нормативов для всех видов запасов, например, для страхового запаса. При нормировании запасов учитываются разные критерии, среди которых затраты на транспортировку и хранение товаров, сезонность спроса, сроки годности, режим работы поставщиков, наличие, размер и оснащенность складских помещений.
Нормативы могут устанавливаться в днях (период, в течение которого товары должны быть на складе), в рублях (сумма, которая соответствует объему поставок за заданный период) или в натуральных количественных единицах измерения товара.
Оперативный учет и контроль реализуется с помощью специального программного обеспечения (например, 1С Торговля и склад) и связан со следующими действиями:
•регистрация поступления и отгрузки товаров — при поступлении товаров на склад они регистрируются в логистической информационной системе, указывается количество, цена и другие характеристики;
•периодический учет — остатки товаров пересчитываются на конец фиксированного периода времени, например, на конец месяца;
•отчет «Остатки и доступность товаров» — показывает общее количество продукции, за вычетом отгруженной и зарезервированной;
•автоматическое формирование заказов — программа самостоятельно создаст заявку, когда количество остатков приблизится к критическому значению.
Регулирование заключается в поддержании запасов на определенном уровне и изменении их величины в зависимости от спроса и периодов поставки товарных партий. Как излишек, так и дефицит запасов оказывают отрицательное воздействие на результаты производственной и коммерческой деятельности предприятия.
Излишние запасы и дефицит
Последствия излишних запасов:
•омертвляют денежные средства предприятия;
•уменьшают оборачиваемость запасов.
Причины возникновения излишних запасов:
•снижение спроса между поставками;
•ошибки персонала при определении размера закупаемой партии в большую сторону;
•нарушение договорных обязательств поставщиками в отношении объема закупаемых партий товаров.
Последствия дефицита запасов:
•приводит к снижению объема продаж товаров;
•снижает получаемую прибыль;
•приводит к потере доверия покупателей.
Причины дефицита запасов:
•резкое увеличение спроса между поставками;
•ошибки персонала при определении размера закупаемой партии в меньшую сторону;
•задержки в отгрузке товаров поставщиками;
•недопоставка товаров или поставка бракованной продукции;
•пересортица.
При настройке системы управления запасами на предприятии необходимо уравновесить две чаши виртуальных весов. На одной из них следует сосредоточить положительные стороны наличия запасов на складе (обеспечение надежности в работе и привлечение клиентов), а на другой — отрицательные моменты (затраты на содержание запасов и отвлечение из оборота денег, вложенных в запасы).
Этапы разработки системы управления запасами
Этап 1. Определение стоимости запасов. Необходимо определить их номенклатуру и количественные характеристики, то есть объемные, временные параметры и сведения о местонахождении.
Этап 2. Проведение ABC-классификации. Необходимо выявить ключевые запасы категории «А», менее важные — категории «В» и второстепенные по значению — категории «С».
Этап 3. Регистрация методов и процедур. Следует зарегистрировать методы и процедуры, используемые предприятием в настоящее время при управлении запасами.
Этап 4. Выбор критериев оценки. Необходимо выбрать критерии для оценки эффективности управления запасами на предприятии.
Этап 5. Определение уровня запасов. Требуется определить оптимальные уровни запасов по всем номенклатурным позициям.
Этап 6. Разработка процедур контроля. Следует разработать процедуры контроля и мониторинга уровней запасов.
Этап 7. Внедрение и корректировка. Необходимо внедрить систему управления запасами и осуществлять постоянную корректировку на основе результатов.
Заключение
Управление запасами представляет собой критически важный компонент логистической деятельности предприятия. Правильная классификация запасов, понимание причин их создания и эффективная система управления позволяют оптимизировать финансовые потоки и повысить эффективность деятельности предприятия.
Ключевыми элементами успешного управления запасами являются:
•правильное нормирование запасов;
•четкий оперативный учет и контроль;
•постоянное регулирование уровней запасов;
•применение современного программного обеспечения;
•анализ и оптимизация процессов на основе ключевых показателей эффективности.
Применение комплексного подхода к управлению запасами позволяет найти оптимальный баланс между надежностью поставок и эффективностью использования финансовых ресурсов предприятия.
Дополнительные материалы
Автор: Левкин Григорий Григорьевич, Омский государственный университет путей сообщения, доцент кафедры экономики транспорта, логистики и управления
