Закупки у Единственного Поставщика: Почему Именно Он?

От наших читателей поступают вопросы, касающиеся Закупок у Единственного Поставщика. «Как понять, что Поставщик Единственный?», «Может ли быть много Закупок у Единственного Поставщика?», «Как работать с Единственными Поставщиками?» Мы попробуем пролить свет на то, что же это за закупки; кто, по нашему мнению, эти «Единственные Поставщики», и почему никто кроме них не может поставить материалы или оказать услугу.

Стандартная ситуация: Вы направляете коммерческие запросы на поставку материалов или оказание услуг определенному пулу поставщиков (т.е. проводите Закрытый Отбор) или размещаете информацию о конкурсах в открытых источниках (т.е. проводите Открытый Отбор). Ожидаете  ответов в течение определенного времени и сталкиваетесь с ситуацией, что никто кроме одного контрагента не откликнулся на запросы. В чем дело? Как поступать?

Мы отбрасываем ситуации, порочащие репутацию «закупщиков» и supply chain managerов, вызывающие негативные настроения в обществе в отношении них, а попробуем решить эту задачку для тех, кто сталкиваетя с подобным и хочет эффективно вести работы, сохраняя денежные средства для своей компании.

Supply Chain Management предусматривает применение Закупки у Единственного Поставщика и даже имеется соответствующий термин на англ.языке Sole Source Purchasing. Ровно также как и у нас во всем Мире директора и акционеры ревностно относятся к подобным обоснованием выбора поставщиков и потому выделяется лишь несколько потенциальных возможностей для подобной закупки. Статистика говорит, что в 95% случаев, ищите проблемы отклика Единственного Поставщика на поставку у себя, т.е. у Покупателя.

Здесь может быть множество вариантов, и мы хотим обозначить основные из тех, что вряд ли должно приниматься, например, Тендерным Комитетом в качестве обоснования Закупки у Единственного Поставщика:

1) Квалифицированный персонал. Подобное обоснование мало того, что субъективно, так оно еще никем кроме менеджера, который общается с поставщиком/подрядчиком, не может быть доказано. Могут ли менеджеры снабжения судить о том, что одного Единственного Поставщика самый Квалифицированный Персонал? Нет. Не может. Обоснование не принимается.

2) Проверяем Техническое Задание, которое составили технические специалисты. Значительное количество проблем с конкурентной средой возникают из-за того, что в Техническом Задании  указана конкретная Марка/Бренд, размер винта или добавлены 0,5мм внутреннему диаметру трубы, т.е. под описание «подойдет» только единственный поставщик. Если у технических специалистов нет корыстных целей (это вопрос службы безопасности), то зачастую они так делают, потому что им удобно получить то, что они знают и с чем умеют работать. Но позвольте, Мир огромен. Технологии в условиях Глобализации развиваются стремительно. Никто не переубедит меня в том, что практически всему уже существует аналог, не просто по качеству, а еще и по стоимости. Вопрос стоит в поиске этого аналога. Да это может занять время, да это потребует дополнительные согласования, а возможно и изменение проектных документов, но в перспективе работы компании/предприятия это несомненно усилит конкурентную борьбу, и сократит Ваши затраты. Если Техническое Задание определяет поставщика — обоснование не принимается.                                                                                  

Помните,  Китай не дремлет!                                                                                              

3) Проверяем Требования к поставщикам. Требования к Поставщикам, зачастую могут быть избыточны, и это тоже ограничивает конкуренцию. Например, встречал у одной компании: «… оборот поставщика за прошлый финансовый год 0,8млн.долл..». Почему? Почему не 2 или 3 млн.долл? А если поставка идет с отсрочкой платежа, то обоснованно ли это требование, ведь Вы платите «по факту поставки»! Избыточные требования к контрагентам не способствуют развитию конкуренции. Обоснование не принимается.

4) Сроки и способ предоставления предложения. Проверьте, разумно ли, с точки зрения поставщика, указаны сроки для предоставления предложения или сложное чертежное оборудование и способ передачи предложения? Если Вы в «глухой» Тайге, кто успеет привезти Вам запечатанный конверт с предложением за три дня? Правильно. Только поставщик из соседнего или Вашего же города. Обоснование не принимается.

5) Компании, кому направлены запросы, не занимаются поставками этих материалов или не оказывают подобные услуги. Такое тоже часто бывает. Если предварительно не проверить Список Участников, то можно сильно потерять во времени, например, приглашая к поставке черного металлопроката компанию, которая продает литые изделия из меди или алюминия. Обоснование не принимается.

6) Стоить упомянуть и о технических проблемах: не открывается документ, пресловутый ‘0’ вместо буквы ‘О’ и т .п. При подготовке пакета документов для отправки контрагентам стоит быть уверенным, что сможете разъяснить каждую мелочь и требование. Обоснование не принимается.

7) Также очень частое обоснование бывает: «Цена не изменилась».

Будете ли Вы покупать, например, второй такой же автомобиль у того же дилера ровно по той же цене что и три года назад, если по этой же цене уже можно купить более современную машину? Вряд ли. А ведь для того, чтобы узнать, что за эти же деньги можно купить лучшую машину, Вы заглянули в другой автосалон.

Почему и здесь также не поступить? Сохранение цены далеко не всегда благо. Рынок и Мир меняются каждую минуту. Обоснование не принимается.

8) Чертежи изделий отсутствуют. Это реальная проблема многих компаний, которые осуществили закупку дорогого оборудования таким образом, что ВСЕ запчасти впоследствии придется покупать у Единственного Поставщика. Но и с этим можно и нужно работать. Обоснование не принимается.

9) Аварийная закупка. Да, подобное обоснование приемлемо, но только один раз. После первой же аварийной Закупки у Единственного Поставщика, в обязательном порядке необходимо провести анализ цепи: Сбыт-Производство-Планирование закупок. Возможно, где-то появился сбой и его необходимо устранить для предотвращения Эффекта Хлыста. Обоснование принимается для первой закупки.

При этом, есть некоторые ситуации, когда Закупка у Единственного Поставщика обоснованна, например:

1) НОУ-ХАУ, IT-услуги, специальное оборудование. Уникальные технологии, экспертиза и разработки. Специализированное оборудование и нано-материалы.

2) Услуги естественных монополий (газ, э/э, вода, тепло и т.д.). Здесь и комментировать нечего. Вариантов купить в другом месте, тем более если «труба подведена к зданию», попросту нет. Тарифы регулируются государством.

3) Замена оригинальных деталей в гарантийный период или замена секции агрегата. Необходимо считать Совокупную стоимость владения, прежде чем принимать такое решение.

Необходимо прикладывать все силы, использовать все инструменты и подходы для исключения Закупок у Единственного Поставщика, с тем чтобы развивать конкуренцию, повышать качество материалов и услуг, и самое главное для повышения эффективности бизнеса.

Вы нашли данную статью интересной? Будем признательны, если вы поделитесь ей с друзьями или разместите ссылку на своей странице в социальных сетях.