Контроль закупок и цен — секретное оружие владельца бизнеса

Закупки, поиск поставщиков, откаты – в России эти три понятия неразрывно связаны друг с другом. Конечно, подобное отношение, ухмылки и шутки в сторону закупщиков в основной своей массе связаны с фактическим положением вещей. Когда из «всех окон» кино, радио и тв «трубят» о том, что закупщики попадаются на взятках, то другого ожидать и не приходится. Рейтинг восприимчивости коррупции России по данным Transparency International находится на одном уровне с Нигерией, Камеруном, Кыргызстаном, как вы считаете, можно ли думать по-другому про закупщиков? Конечно, нет! Потому люди и делают выводы из всей  этой информации.  Где контроль закупок?

загруженное (4)

Конечно, коррупция и взятки, присущи не только России. Люди во всех странах нацелены на быстрое обогащение, а некоторые даже могут позволить себе недобросовестные действия для достижения своей цели. Что же делать владельцам компаний (особенно крупных корпораций!), государству? Как быть более уверенными в том, что деньги расходуются эффективно, а не обогащают менеджмент? Есть одно решение, которым мы хотим с вами поделиться.

Контроль закупок. Ответом на вопрос может стать создание в вашей компании службы контроля закупочной деятельности по всем видам продукции и услуг, которая будет контролировать закупки, участвовать в подготовке закупочных политик и регламентов по закупкам, установит фильтры для осуществления закупок всего, на что компания тратит деньги, «от скрепок до выбора генерального подрядчика на серьезный инвестиционный проект».

Например, знаете ли вы, что затраты на управление цепями поставок, куда входит и процесс закупок, могут достигать 80% денежных средств компании. Как не установить личный контроль над этим?!

Стоит отметить, что служба контроля закупочной деятельности вряд ли появится в какой-бы то ни было российской компании по желанию менеджмента. Эта инициатива должна исходить от Совета Директоров, акционеров, собственника, государства (если речь идет о госкорпорации, например).

Согласитесь, вряд ли главные закупщики и другие люди, ответственные за расходование денежных средств (руководители строительных проектов, логисты, люди, которые занимаются привлечением подрядчиков на разные виды услуг), согласятся с предложением, например, департамента по аудиту, создать подразделение контроля закупок внутри компании. Это подразделение будет не только следить за исполнением действующих нормативных документов, но и улучшать их: активно спорить с закупщиками, делать закупки прозрачнее, искать альтернативу действующим поставщикам и подрядчикам, снижать цены, изменять потоки товаров и цепи поставок, оптимизировать издержки, т.е. будет повышать конкурентоспособность Компании. Кто же согласится на появление явной противоборствующей силы? Раскритикуют идею в пух и прах. Только решение СВЕРХУ может стать причиной появления такого подразделения внутри Компании. Еще раз повторим, что это не аудиторы, не консалтеры, не маркетологи и не представители департамента безопасности. Это специально подготовленные люди, чьё привлечение становится актуальнее день ото дня, так как позволяет понимать то, как эффективно расходуются деньги, кто и на что их тратит, и как эффективна та или иная закупочная процедура или звено в цепи поставок.

Порой, результаты их работы уже в первые 3-4 месяца позволяет окупить вознаграждение на несколько лет вперед!

Для кого актуально создавать такие подразделения? Для всех, кто расходует денежные средства на закупку чего-либо или нанимает подрядчиков для выполнения каких-либо работ. Для тех, кому эти затраты важны и оказывают серьезное влияние на операционную деятельность.

Не дублирует ли это функции закупщиков? И да, и нет. С одной стороны, закупщики (будем так называть и руководителей проектов и логистов, выбирающих перевозчиков и людей, выбирающих различных подрячиков), буду негодовать, что их работа дублируются и «кто такой контролер, чтобы это делать лучше меня», ведь обычно уровень цены утверждает закупщик, остальные принимают его доводы. С другой стороны, появляется тот, кто может поспорить по  уровню цены, тот, кто видит картину происходящего шире за счет контроля всех видов закупок. Он может найти синергию с другими процессами внутри компании, он не заинтересован в выборе кого-то конкретного, а только в расширении конкуренции, повышении эффективности, экономии денег Компании при максимальном качестве товаров и услуг.

Нужно больше информации? Напишите нам.

Если вам понравилась данная статья, поделитесь ей со своими друзьями!


 

Attention to Board of directors, owners and General Managers of companies and businesses in Russia, Ukraine, Kazakhstan and other CIS countries!

We know that purchasing in Russia and other CIS countries is known to be at high corruption risk level. Transparency International recognizes this risk as well by creating different ratings for this topic. Unfortunately Russia as well as other Russian speaking countries takes lowest place with unprecedented figures, somewhere close to Nigeria. The best answer to this challenge could be an establishment a purchasing and supply chain control department. Control of purchasing and supply chain activities is a very difficult job to do because:

1)      ”Purchasing control department” can be established only under order of BOD, General Managers or Owners of the business and will never come from the management. They understand that this department can provide barriers for unfair steps if any exist.

2)      The department’s functions are: develop procurement policy and strategy,  organize filter for purchasing activities but still remain effective in regard of time for confirmation deals and deliveries, search alternative producers and contractors, dispute with purchasing managers, organize open tenders, increase supply chain efficiency, etc.

3)      For the first time the department will be under the attacks of the management (mainly purchasing people), however savings for your Company could be reached relatively fast.

4)      It is not audit, financial control, security control nor marketing. Usually the department consists of people very close to the market and their main aim is to increase competitive environment and impartially choose most effecient suppliers and contractors.

Need more info? Pls contact us.